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DATENVERARBEITUNGSGESETZT
nach Art. 30 Abs 1
EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Inhaltsverzeichnis
Namen und Kontaktdaten des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen. 2
Datenverarbeitungen / Datenverarbeitungszwecke. 3
Buchführung. 3
Mitgliederverwaltung. 4
Newsletter. 5
E-Mail-Adresse. 6
Namen und Kontaktdaten des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verein: Traunsee Trailrunning Club
Am Weinberg 4, 4694 Ohlsdorf
Verantwortlicher – Obmann:
Paul Prechtl
info@trailrunningcup.at
Datenschutzbeauftragte:
Tanja Prechtl
info@trailrunningcup.at
Beschreibung:
Buchführung zum Zwecke der Erfassung der Geschäftsvorgänge zur Erfüllung der Anforderungen der §§ 20ff VerG (§21 Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Vermögensübersicht, §22 Jahresabschluss – Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).
Führung aller Aspekte der Buchführung in Excel-Form.
Je nach Beleg sind die unten angeführten Datenkategorien zur Gänze oder teilweise enthalten.
Rechtsgrundlage Ergänzung: Die Buchhaltung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen und zur Führung des Vereins (=vertragliche Verpflichtungen gegenüber Mitgliedern).
Beschreibung:
Mitgliederverwaltung als Erfordernis der Vereinsführung, Erfüllung der Statuten, Erfüllung aller vereinsbezogenen Aufgaben und Verpflichtungen.
Führung der Mitgliederverwaltung in Form von Excel-Listen/Datenbank in Excel. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeit entspringt dem Mitgliedsvertrag = vertragliche Grundlage. Via einer Datenschutzvereinbarung am Beitrittsformular wird der Interessent vor Abschluss der Mitgliedschaft über Verarbeitungszwecke, verarbeitete Datenkategorien, Empfänger, Dauer der Datenspeicherung, etc. informiert. Zusätzlich erfolgt die Erteilung der Information nach den Art 13, 14 DSGVO im Detail über einen Datenschutzbutton auf der Website des Vereines.
Auf die Excel-Datenbank haben folgende Personen Zugriff: Obmann, Schriftführer, Kassier sowie deren Stellvertreter (falls vorhanden).
Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden alle Daten – soweit kein Rückstand an Zahlungen (offener Mitgliedsbeitrag, Teilbeträge hiervon, sonstige berechtigte Forderungen des Vereins) seitens des Mitglieds besteht und die Daten auch nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Vermeidung von Rechtsansprüchen des Vereins benötigt werden – nach Ablauf eines Jahres nach Austritt gelöscht. Diese Frist dient dem Vereinszweck und soll sicherstellen, dass die Abwicklung des Vertrages mit dem Mitglied und die damit zusammenhängenden Aufgaben gewährleistet ist. Im Falle des Bestehens offener Forderungen zum Zeitpunkt des Austritts beginnt der Fristablauf mit dem Zeitpunkt des Begleichens der offenen Zahlungen. Auf die einjährige Frist wird in der oben geschilderten Datenschutzerklärung gesondert hingewiesen.
Daten/Datensätze, die zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (z.B. Buchführung) benötigt werden, bleiben für die in den Materiengesetzen normierte Aufbewahrungsdauer gespeichert und werden anschließend gelöscht.
Beschreibung:
Allgemeine Informationen über das Vereinsgeschehen, Informationen über Vereinsangebote und Events, Nützliches und Wissenswertes zu den Themen Sport, Gesundheit und gesundem Lebensstil.
Zwei Möglichkeiten der Anmeldung zum Newsletter: 1.) Website Verein, 2.) Beitrittserklärung zum Verein
ad 1.) Website:
Die Anmeldung zum Newsletter via Vereins-Website ist nicht nur für Mitglieder, sondern auch für Interessenten und alle anderen Besucher der Website möglich. Anmeldung ausschließlich per Double-Opt-In Verfahren. Information über Verarbeitungszwecke, verarbeitete Daten, Widerrufsbelehrung Art 21 Abs 4 vorhanden – zu den Formalitäten der Newsletter-Anmeldung siehe beigefügte Datei/beigefügtes Formular. Der Newsletter wird unregelmäßig versendet. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Eine Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit über die Vereins-Website möglich.
ad 2.) Anmeldung Newsletter über die Beitrittserklärung:
Extra angeführte Newsletter-Anmeldung auf Vereinsbeitrittsformular, Anmeldung durch Ankreuzen der entsprechenden Checkbox. Keine Koppelung zur Vereinsanmeldung bzw. zur Mitgliedschaft – die Mitgliedschaft zum Verein ist auch ohne Bezug des Newsletters möglich. Gleiche Formulierung wie online-Einwilligung Newsletter-Bezug, zu den Formalitäten siehe ebenso in der Beilage.
Übergreifend:
In jedem Newsletter wird auf die Möglichkeit der Abmeldung via der Vereins-Website hingewiesen. Zusätzlich können Abmeldungen zum Newsletter jederzeit per E-Mail an den Verein gerichtet werden. Diese E-Mails werden von uns selbst administriert.